大衛3C

每個帶有點藍色色調的星期一早上，都有可能是商務人士、上班族常遇到的晨間會議時間，若你正好是辦公室中的便利貼男孩、便利貼女孩，記住這些會議的時間，並提早準備主管、各部門與會人士資料的工作，就是非常重要的工作之一。我們在前一篇的 Google 小教室中，有教大家利用 Google 日曆的附件功能，將會議需要的資料事先附件在會議當天，但僅有把資料事先附件在會議當天可是不夠的，若忘記重要的會議時間，可是會讓便利貼男、女孩因此將藍色的星期一延伸至整個星期的惡夢。這次，我們要教大家的是如何在 Google 日曆上建立週期日程表，透過快速、準確的重複顯示方式，讓大家不會忘記每週固定的重要行程。而這個功能要如何設定，以及使用呢？話不多說，便利貼男、女孩們趕快看下去就會知道囉。

第一步 - 編輯活動

我們都知道，要在 Google 日曆中建立起記事，除了使用建立功能之外，還可以透過「編輯活動」功能來進行更多的細節設定。而這次在 Google 日曆上建立週期性活動也不例外，同樣要請便利貼男、女孩使用「編輯活動」功能來進行設定。假設公司都固定在每個星期一上午 8:30 開晨間會議，這時身為會議資料、會議室準備的便利貼男、女孩就可以使用「編輯活動」，來為每個星期一上午的 8:30 建立重要的記事。

第二步 - 將全天選項關閉取消，改為手動設定時間

進入 Google 日曆的設定介面後，首先要做的，就是先取消全天的設定，而取消全天的這個動作，目的是要讓 Google 日曆上顯示的活動時間可以自行選定，才能避免沒看到正確時間的狀況發生。而且除全天的設定後，便利貼男、女孩們就可以直接選擇上排的時間項目，設定為上午 8:30，這麼一來日曆上的行程就會特別註記該活動是由上午的 8:30 開始。

第三步 - 勾選重複顯示

解除全天設定，並選定好會議時間後，接下來就是最重要的環節，請便利貼男、女孩務必點選紅色框框中的「重複顯示」。若沒點選，Google 日曆會判定為單一活動，未來的每個星期一都不會顯示會議時間。所以，為了避免這種記錯時間、沒記到未來會議時間的狀況發生，要進行下一步之前，請務必檢查「重複顯示」是否已經勾選。

第四步 - 提醒方式

當勾選「重複顯示」後，Google 日曆會跳出「提醒方式」的設定介面。便利貼男、女孩們可依照會議的固定時間，來進行「提醒方式」。比方說公司的晨間會議都是固定在藍色星期一舉行，這時就可以將顯示頻率設定為每週一提醒，同時也可以設定開始日期與結束日期。若晨間會議為無限期會議，結束日期可以勾選「永遠不要」。這麼一來，未來的每個星期一都會自動顯示晨間會議的提醒。

第五步 - 通知設定

當晨間會議提醒的名稱、重複提醒時間都設定完成後，接下來就要設定要提早多少時間提醒便利貼男、女孩開始準備會議所需的東西。便利貼男、女孩們可以注意紅色框框中的「通知」選項，這個選項可以自行調整通知方式與提早通知時間。比方說「通知」方式，我們可以直接選擇是要以一般手機的通知來提醒，或是 E-mail 的方式來提醒，兩種方式擇其一，只要能確保自己一定會看到的方式都是好方式。而旁邊的時間則是提早多少時間進行通知，有些人早有準備好，可以設定提早 10 分鐘提醒，有些人則是還沒準備好，則是可以設定為前一天或是前幾天進行提醒，可以依照自己的狀況進行調整。請務必記得，設定完成後同樣要按下左上角的儲存鍵，整個提醒才算設定完成。

第六步 - 設定完成

當一切都設定完成也成功儲存後，就能在自己的 Google 日曆上看到每週的週期日程表，而這些週期日程表的提醒不僅有自己看得到，也可以透過上次教大家的開放受邀對象權限，將這些週期日程表的提醒分享給受邀對象，讓所有與會的人士都能清楚的知道什麼時間有重要的會議要開，如此一來大家就能在會議前將所有要準備的資料準備好，輕鬆度過藍色星期一的晨間會議。

Google 日曆中的週期日程表功能，不僅能協助所有便利貼男、女孩更容易記下公司的大小事時間，同時也能協助與會的商務人士、各部門主管準時參與重要會議，可說是辦公室中互相提醒的好工具之一。當然，Google 日曆週期日程表的功能也不僅能運用在工作上，家庭重要會議、朋友每個月的固定聚餐時間，甚至是每個月的薪水結算與發放都可以直接在上做提醒，讓所有用戶都能輕鬆地建立起固定的週期日程表，也能掌握每次重要的固定會議。

本文由點子生活授權刊登：[Google小教室]如何在Google日曆上建立週期日程表